InvoiceIn60InvoiceIn60 ("we", "us", "our") provides invoicing software for freelancers and small studios. This policy explains what personal information we collect, why we collect it, and what rights you have regarding it. It is written to comply with Japan's Act on the Protection of Personal Information (APPI) and, where applicable, the EU General Data Protection Regulation (GDPR). It is offered in good faith to users worldwide.
1. Who we are
Data Controller: InvoiceIn60 (operated as a sole proprietorship in Japan)
Contact: quickinvoice101@gmail.com
For any question about your personal data (access, correction, deletion, portability, or complaints), email the address above. We aim to respond within 14 days.
2. What we collect
We collect only what is necessary to operate the service:
- Account data: email address, hashed password, sign-in timestamps.
- Business profile: your business name, address, phone number, tax identification and registration number, logo.
- Invoice content: client names, addresses, emails, line items, amounts, tax rates, notes, payment status.
- Quote and expense data: similar fields to invoices.
- Payment metadata: subscription plan, Stripe customer ID, Stripe subscription ID. We do NOT store credit card numbers. Those are held only by Stripe.
- Technical data: IP address, user-agent string, and timestamps for security and audit purposes.
- Audit log: a record of changes to your invoices, quotes, and expenses (required by Japanese tax law).
3. Cookies and analytics
The InvoiceIn60 macOS app does not use cookies. The InvoiceIn60 website (invoicein60.com) may use privacy-respecting analytics to understand aggregate traffic patterns. No personally identifiable information is collected through analytics, and no data is sold to or shared with advertisers. If you disable JavaScript or use a tracker blocker, the service functions normally.
4. How we use it
- To provide the invoicing service (primary purpose).
- To process subscription payments via Stripe.
- To send essential service emails (payment receipts, account security notices, policy updates). We do not send marketing email without separate opt-in.
- To comply with legal obligations, including tax-law record-keeping requirements (7 years under Japan's Electronic Bookkeeping Act).
- To detect, prevent, and investigate fraud or abuse of the service.
5. Third-party processors and international data transfer
We use the following third-party services to operate InvoiceIn60. Your data may be transferred to and stored by these services, some of which are located outside Japan. We have verified that each maintains security measures equivalent to those required under APPI.
| Processor | Purpose | Location |
|---|---|---|
| Supabase | Database and authentication | United States |
| Vercel | Web hosting and edge delivery | United States (global edge) |
| Stripe | Payment processing | United States |
Under APPI Article 28, we require your explicit consent before transferring your personal information to countries outside Japan. Users signing up via the website provide this consent by checking the data-transfer box during signup. Users who sign up or use the service exclusively through the macOS app consent to international data transfer by accepting these terms within the app. You may withdraw consent at any time by deleting your account, which will also terminate the service.
If you are located in the European Economic Area (EEA), our legal basis for processing your personal data is the performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and, where required, your explicit consent (Art. 6(1)(a) GDPR). You have the right to lodge a complaint with your local data protection authority.
6. Retention
- Active accounts: data is retained while your account is active plus a 30-day grace period after deletion.
- Tax records: invoices, quotes, expenses, and the audit log are retained for 7 years as required by Japan's Electronic Bookkeeping Act, even if you delete your account. These records may be provided to Japanese tax authorities upon lawful request.
- Consent records: retained for as long as your account exists, to evidence the consents you have granted.
7. Your rights
You have the following rights regarding your personal information:
- Access: request a copy of all personal data we hold about you. Use the "Download my data" button in Account Settings, or email us.
- Correction: update any inaccurate information directly in the app, or request correction via email.
- Deletion: use "Delete my account" in Settings. Your account and associated data are soft-deleted immediately and hard-deleted after 30 days. Tax-record retention (see Section 6) applies.
- Portability: data export is provided in standard JSON format, suitable for import into other systems.
- Withdraw consent: by deleting your account.
- Complaint (Japan): you have the right to file a complaint with Japan's Personal Information Protection Commission at ppc.go.jp.
- Complaint (EU/EEA): you may lodge a complaint with your local data protection authority.
8. Security
We protect your data with TLS in transit, AES-256 encryption at rest, row-level security on our database, rate limiting, and append-only audit logging of all changes to your records. We store authentication tokens in the system Keychain on macOS. Despite these measures, no system is perfectly secure. We cannot guarantee absolute security and our liability for security incidents is limited as described in our Terms of Service. If we discover a breach affecting your data, we will notify you within 72 hours of becoming aware of it, as required by APPI.
9. Children
InvoiceIn60 is intended for adults (18 and over) operating a business. We do not knowingly collect data from minors. If you become aware that a minor has provided us with personal information, contact us and we will delete it promptly.
10. Changes to this policy
When we materially change this policy, we will update the version date at the top, post a notice in the app, and re-prompt you for consent before you continue using the service. Minor editorial changes (typos, clarifications that do not affect your rights) may be made without a new consent prompt.
This policy is provided in English. A Japanese translation is available upon request. In case of conflict between versions, the English version governs for non-Japanese users; the Japanese version governs for Japanese users.
InvoiceIn60（以下「当社」）は、フリーランサーおよび小規模スタジオ向けに請求書管理ソフトウェアを提供しています。本ポリシーは、当社が収集する個人情報、収集の目的、およびお客様の権利について説明します。本ポリシーは、日本の個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）および、適用される場合はEUの一般データ保護規則（GDPR）に準拠して作成されており、世界中のユーザーに誠実に提供されます。
1. 事業者情報
個人情報取扱事業者： InvoiceIn60（日本における個人事業主として運営）
連絡先： quickinvoice101@gmail.com
個人データに関するご質問（アクセス、訂正、削除、ポータビリティ、苦情等）は、上記メールアドレスまでご連絡ください。14日以内に対応いたします。
2. 収集する情報
当社はサービスの提供に必要な情報のみを収集します：
- アカウントデータ： メールアドレス、ハッシュ化されたパスワード、サインインタイムスタンプ。
- ビジネスプロフィール： 事業者名、住所、電話番号、税務識別番号および登録番号、ロゴ。
- 請求書の内容： クライアント名、住所、メール、明細項目、金額、税率、備考、支払い状況。
- 見積書・経費データ： 請求書と同様の項目。
- 支払いメタデータ： サブスクリプションプラン、StripeカスタマーID、StripeサブスクリプションID。クレジットカード番号は保存しません。それらはStripeのみが保持します。
- 技術データ： セキュリティおよび監査目的のためのIPアドレス、ユーザーエージェント文字列、タイムスタンプ。
- 監査ログ： 請求書、見積書、経費の変更記録（日本の税法により必要）。
3. クッキーと分析
InvoiceIn60 macOSアプリはクッキーを使用しません。InvoiceIn60ウェブサイト（invoicein60.com）は、集計トラフィックパターンを把握するためにプライバシーに配慮した分析ツールを使用する場合があります。分析を通じて個人を特定できる情報は収集されず、広告主へのデータ販売または共有は行いません。JavaScriptを無効にしたり、トラッカーブロッカーを使用しても、サービスは正常に機能します。
4. 利用目的
- 請求書サービスの提供（主な目的）。
- Stripeによるサブスクリプション支払いの処理。
- 必須サービスメールの送信（支払い領収書、アカウントセキュリティ通知、ポリシー更新）。別途オプトインなしでマーケティングメールは送信しません。
- 日本の電子帳簿保存法に基づく7年間の記録保持義務を含む法的義務への準拠。
- サービスの不正利用または乱用の検出、防止、および調査。
5. 第三者処理者および国際データ移転
当社はInvoiceIn60の運営に以下の第三者サービスを使用しています。お客様のデータはこれらのサービスに転送・保存される場合があり、一部は日本国外に所在します。当社は各サービスが個人情報保護法の要件と同等のセキュリティ対策を維持していることを確認しています。
| 処理者 | 目的 | 所在地 |
|---|---|---|
| Supabase | データベースおよび認証 | アメリカ合衆国 |
| Vercel | ウェブホスティングおよびエッジ配信 | アメリカ合衆国（グローバルエッジ） |
| Stripe | 決済処理 | アメリカ合衆国 |
個人情報保護法第28条に基づき、日本国外への個人情報の移転前に明示的な同意が必要です。ウェブサイト経由でサインアップするユーザーは、サインアップ時のデータ移転チェックボックスでこの同意を提供します。macOSアプリのみを通じてサインアップまたは使用するユーザーは、アプリ内でこれらの条件に同意することで国際データ移転に同意します。アカウントを削除することで、いつでも同意を撤回できます（サービスも終了します）。
EEA（欧州経済領域）に所在するユーザーの場合、個人データ処理の法的根拠は契約の履行（GDPR第6条1項b号）および必要に応じた明示的な同意（GDPR第6条1項a号）です。地域のデータ保護機関に苦情を申し立てる権利があります。
6. データ保持期間
- 有効なアカウント： アカウントが有効な期間中、および削除後30日間の猶予期間中はデータを保持します。
- 税務記録： 日本の電子帳簿保存法の要件により、アカウントを削除した場合でも、請求書、見積書、経費、監査ログは7年間保持されます。これらの記録は法的要請に応じて日本の税務当局に提供される場合があります。
- 同意記録： お客様が付与した同意の証拠として、アカウントが存在する限り保持されます。
7. お客様の権利
お客様は個人情報に関して以下の権利を有します：
- アクセス： 当社が保持するすべての個人データのコピーをリクエストできます。アカウント設定の「データをダウンロード」ボタンを使用するか、メールでご連絡ください。
- 訂正： アプリ内で不正確な情報を直接更新するか、メールで訂正をリクエストできます。
- 削除： 設定の「アカウントを削除」を使用してください。アカウントと関連データは即座にソフト削除され、30日後にハード削除されます。税務記録の保持（第6条参照）が適用されます。
- ポータビリティ： データエクスポートは標準JSONフォーマットで提供され、他のシステムへのインポートに適しています。
- 同意の撤回： アカウントを削除することで撤回できます。
- 苦情（日本）： 個人情報保護委員会（ppc.go.jp）に苦情を申し立てる権利があります。
- 苦情（EU/EEA）： 地域のデータ保護機関に苦情を申し立てることができます。
8. セキュリティ
当社はTLSによる転送時の暗号化、保存時のAES-256暗号化、データベースの行レベルセキュリティ、レート制限、およびすべての変更の追記専用監査ログでデータを保護します。認証トークンはmacOSのシステムキーチェーンに保存します。これらの対策にもかかわらず、完全に安全なシステムはありません。絶対的なセキュリティを保証することはできず、セキュリティインシデントに対する当社の責任は利用規約に記載の通り制限されます。お客様のデータに影響するセキュリティ侵害を発見した場合、個人情報保護法の要件に従い、認識後72時間以内にお知らせします。
9. 子どもの利用
InvoiceIn60は事業を運営する成人（18歳以上）を対象としています。当社は未成年者からのデータを意図的に収集しません。未成年者が個人情報を提供したことが判明した場合は、ご連絡ください。速やかに削除いたします。
10. 本ポリシーの変更
本ポリシーを重要な変更する場合は、冒頭のバージョン日付を更新し、アプリ内で通知を掲載し、サービスを継続してご利用いただく前に再度同意を求めます。軽微な編集上の変更（誤字脱字、権利に影響しない説明の明確化）は、新たな同意プロンプトなしに行われる場合があります。
本ポリシーは日本語で提供されています。英語版についてはリクエストに応じてご提供します。バージョン間で矛盾が生じた場合、日本語ユーザーには日本語版が、非日本語ユーザーには英語版が適用されます。